เทคนิคการทำงานแบบ ทำน้อยแต่ได้มาก!

การทำงานแบบ “ทำน้อยแต่ได้มาก” ไม่ได้แปลว่าเราขี้เกียจ แต่หมายถึงการโฟกัสไปที่สิ่งที่สำคัญและมีผลลัพธ์สูง โดยใช้เวลาและพลังงานอย่างมีประสิทธิภาพ หลักการนี้มีพื้นฐานมาจาก กฎ 80/20 หรือ หลักการพาเรโต ซึ่งบอกว่า 20% ของกิจกรรมที่เราทำ จะส่งผลลัพธ์มากถึง 80%

สนใจรับคำแนะนำรับทุนเรียนต่อ

วิธีการทำงานตาม หลักการพาเรโต

1. กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน

สิ่งแรกที่ต้องทำคือ กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน ว่าเราต้องการอะไรจากงานนี้ เมื่อเรารู้เป้าหมายแล้ว เราจะสามารถโฟกัสไปที่สิ่งที่สำคัญ และตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออกไปได้ โดยอาศัยหลักการ SMART ซึ่งย่อมากจาก Specific กำหนดเป้าหมายต้องชัดเจน , Measurable เป้าหมายต้องวัดผลได้ เพื่อติดตามความคืบหน้า , Achievable ป้าหมายต้องตั้งให้ท้าทายแต่ทำได้จริง , Relevant เป้าหมายต้องสอดคล้องกับความสนใจและความสามารถของเรา , Time-bound เป้าหมายต้องกำหนดระยะเวลาให้ชัดเจน

2. วิเคราะห์งาน

การวิเคราะห์งานเป็นขั้นตอนสำคัญในการทำงานแบบ “ทำน้อยแต่ได้มาก” ช่วยให้เรารู้ว่างานอะไรบ้างที่ต้องทำ แบ่งงานออกเป็นส่วนย่อยๆ ประเมินความสำคัญและเร่งด่วนของงาน และโฟกัสไปที่งานที่สำคัญที่สุดก่อน

3. จัดลำดับความสำคัญ

จัดลำดับความสำคัญของงาน โดยใช้หลักการ 80/20 โฟกัสไปที่งาน 20% ที่จะส่งผลลัพธ์ 80% โดยแบ่งเป็น งานสำคัญและเร่งด่วน , งานสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน , งานไม่สำคัญแต่เร่งด่วน และ งานไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน จะช่วยให้เรามีภาพรวมของงาน เข้าใจว่างานอะไรบ้างที่ต้องทำ อะไรคือสิ่งที่สำคัญและเร่งด่วนที่สุด ช่วยให้เรามีประสิทธิภาพในการทำงาน โฟกัสไปที่สิ่งที่สำคัญ และบรรลุเป้าหมายได้สำเร็จ

4. ขจัดสิ่งรบกวน

สิ่งรบกวนเหล่านี้ เช่น การแจ้งเตือนจากโทรศัพท์ เสียงอีเมล โซเชียลมีเดีย เพื่อนร่วมงาน เสียงรบกวนจากสิ่งแวดล้อม ล้วนทำให้เราเสียสมาธิ ทำงานได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ

5. โฟกัสทีละอย่าง

การทำงานแบบมัลติทาสก์ (Multitasking) หรือการทำหลายอย่างพร้อมกัน อาจดูเหมือนว่าช่วยให้เราประหยัดเวลา แต่จริงๆแล้ว การทำงานแบบมัลติทาสก์ ส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงาน ทำให้เราทำงานช้าลง ผิดพลาดมากขึ้น เครียดมากขึ้น และส่งผลเสียต่อสุขภาพ

การทำงานแบบโฟกัสทีละอย่าง (Single-tasking) หมายถึงการจดจ่อกับงานเพียงอย่างเดียว จนกว่าจะเสร็จสิ้น วิธีนี้ช่วยให้เราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวดเร็ว ถูกต้อง และลดความเครียด

6. พักบ้าง

สมองของเราเปรียบเสมือนกล้ามเนื้อ ที่ต้องการการพักผ่อน เมื่อเราโฟกัสกับงานเป็นเวลานานๆ สมองของเราจะทำงานหนัก เกิดความล้า ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน ทำให้เราทำงานช้าลง ผิดพลาดมากขึ้น และเครียดมากขึ้น

7. ประเมินผล

การประเมินผลเป็นระยะๆ ช่วยให้เรารู้จุดแข็ง จุดอ่อน ของเรา หาแนวทางปรับปรุง พัฒนาตัวเอง ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ บรรลุเป้าหมาย และประสบความสำเร็จ

8. ปรับปรุง

ปรับปรุง
หากงานไม่เป็นไปตามเป้าหมาย แสดงว่ามีสิ่งที่เราต้องปรับปรุง เราต้องหาสาเหตุว่าทำไมงานถึงไม่เป็นไปตามเป้าหมาย และหาวิธีแก้ไข

สนใจรับคำแนะนำรับทุนเรียนต่อ

เทคนิคการทำงานที่จะช่วยให้งานเสร็จไวขึ้น

Pomodoro Technique

เทคนิคนี้แบ่งเวลาการทำงานออกเป็นช่วงสั้นๆ 25 นาที สลับกับการพัก 5 นาที เหมาะสำหรับงานที่ต้องการความตั้งใจ โฟกัส เช่น การเขียนรายงาน การเขียนโค้ด

Time Blocking

เทคนิคนี้แบ่งเวลาในแต่ละวัน สำหรับงานแต่ละประเภท เหมาะสำหรับงานที่มีหลายประเภท ต้องจัดการหลายอย่างพร้อมกัน

Eisenhower Matrix

เทคนิคนี้แบ่งงานออกเป็น 4 ประเภท ตามความสำคัญและความเร่งด่วน เหมาะสำหรับงานที่มีหลายอย่าง ต้องตัดสินใจว่างานไหนสำคัญ เร่งด่วน ควรทำก่อน

Getting Things Done (GTD)

เทคนิคนี้เน้นการจดบันทึกงาน จัดลำดับความสำคัญ และลงมือทำ เหมาะสำหรับงานที่มีหลายอย่าง ลืมงานบ่อย

มีหลายเทคนิคมากที่จะช่วยให้การทำงานของคุณเสร็จไวขึ้น โดยใช้เวลาในการทำงานน้อยลง และเลือกเทคนิคที่เหมาะกับประเภทของงาน เช่น งานที่ต้องการความตั้งใจ โฟกัส ควรใช้ Pomodoro Technique งานที่มีหลายประเภท ต้องจัดการหลายอย่างพร้อมกัน ควรใช้ Time Blocking

การทำงานแบบ “ทำน้อยแต่ได้มาก” ต้องอาศัยการฝึกฝน แต่เมื่อเราสามารถทำได้แล้ว เราจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ประหยัดเวลา ลดความเครียด และมีเวลาเหลือสำหรับสิ่งอื่นๆ ในชีวิตมากขึ้น และหากยิ่งคุณ เรียนปริญญาโท ควบคู่กับการทำงาน การที่เราสามารถบริหารงาน และเวลาได้ ก็จะช่วยให้คุณมีเวลาเหลือ สามารถเรียนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

สนใจรับคำแนะนำรับทุนเรียนต่อ